Afslag på ansøgning: skabelon og tre eksempler

En kandidat, der får et ordentligt afslag, taler pænt om jer. En kandidat, der aldrig hører noget, gør det ikke. Her er en skabelon til afslag på ansøgning, I kan kopiere, og en vejledning til, hvornår og hvordan I sender den.

Fire regler for et godt afslag

1. Send det hurtigt. Svar inden for den frist, I selv har lovet i opslaget. Er det ikke lovet, så inden for to uger efter ansøgningsfristen.
2. Vær kort og venlig. Tak for ansøgningen, sig tydeligt at svaret er nej, og ønsk held og lykke. Ingen lange begrundelser.
3. Skriv til personen. Brug navnet og jobtitlen. Et standardbrev er fint, hvis det ikke ligner et.
4. Sig, hvad der sker med oplysningerne. Skriv, hvor længe I gemmer ansøgningen, og at kandidaten kan bede om sletning.

Skabelon til kopiering

Emne: Din ansøgning som [jobtitel] hos [firma]

Hej [fornavn],

Tak fordi du søgte stillingen som [jobtitel] hos os.
Vi har haft [antal] ansøgere, og vi har valgt at gå
videre med en anden kandidat.

Det er ikke et udtryk for, at din ansøgning var dårlig.
[Valgfrit: én konkret, positiv sætning om ansøgningen.]

Vi gemmer din ansøgning i [6] måneder og sletter den
derefter. Skriv til [e-mail], hvis du vil have den slettet
tidligere, eller hvis vi må kontakte dig om andre jobs.

Held og lykke med jobsøgningen.

Venlig hilsen
[navn], [firma]

Tre situationer

• Afslag uden samtale: brug skabelonen. Det er det mest almindelige.
• Afslag efter samtale: tilføj en sætning om, at det var en fornøjelse at møde personen, og tilbyd kort feedback, hvis I har tid. Her forventer kandidaten et svar, helst telefonisk eller ved en personlig mail.
• Afslag, hvor I vil huske personen: spørg i mailen, om I må gemme ansøgningen længere end 6 måneder. Kandidaten skal sige ja. Uden et ja sletter I.

Undgå forskelsbehandling

Skriv ikke noget, der kan læses som en begrundelse baseret på alder, køn, oprindelse, religion eller handicap ("du er nok overkvalificeret på grund af din alder"). Hold jer til forhold ved opgaven: erfaring, kompetencer, timing. Beslutningen om at afvise bør tages af et menneske i jeres team, ikke af et system alene.

Sådan gør jah.dk

I jah.dk flytter I en kandidat til "Afvist" i pipelinen, og en regel kan sende afslaget fra en skabelon, som I selv har skrevet og slået til. Skabelonerne findes på dansk, engelsk og ukrainsk med variabler som fornavn, jobtitel og firmanavn. AI'en afviser aldrig nogen: et afslag sendes af et menneske eller af en regel, I selv har skrevet, og en sådan regel venter mindst 60 minutter, så den kan annulleres (se Automatisering). Opbevaringen er 6 måneder som standard, og sletter I kandidaten, følger filer og noter med (se GDPR, opbevaring og sletning). Læs om forløbet i Pipeline.

Prøv live-demoen uden tilmelding, eller opret en gratis konto. Free-planen koster 0 kr. uden tidsgrænse.