GDPR, opbevaring og sletning

I er dataansvarlige for jeres kandidater. LynBro ApS (jah.dk, jajob.dk) behandler data på jeres vegne som databehandler under databehandleraftalen.

Opbevaring: 6 måneder som standard

Ansøgninger og alt, der hører til (filer, noter, vurderinger, samtaler og tilbud), slettes 6 måneder efter, at rekrutteringen er afsluttet. "Afsluttet" betyder, at kandidaten er ansat, afvist eller har trukket sig, eller at jobbet er lukket.

Datatilsynet har accepteret opbevaringsperioder på 6 til 24 måneder for afviste kandidater, når der er en grund; 6 måneder er en sikker standard. En kandidat kan sige ja til en længere periode. Så gælder den.

Talentpulje

At beholde nogen til fremtidige job ud over opbevaringsperioden kræver kandidatens særskilte, konkrete samtykke. Et afkrydsningsfelt sammen med ansøgningen er ikke nok. Sig, hvad I gemmer, hvor længe, og hvordan samtykket trækkes tilbage.

Behandlingsgrundlag

• En ansøgning til et job: foranstaltninger på kandidatens anmodning forud for en kontrakt (art. 6, stk. 1, litra b).
• CV'er, I modtager på e-mail eller selv uploader: som regel legitim interesse i at behandle ansøgningen (art. 6, stk. 1, litra f). Upload kun CV'er, personen har sendt til jer til et job.
• Følsomme oplysninger (helbred, fagforening og lignende): spørg ikke efter dem, og slet dem, hvis de kommer.

Kandidaternes rettigheder

En kandidat kan spørge, hvad I har om dem, bede om rettelser eller bede jer slette det. Slet kandidaten i jah.dk, så følger filer og noter med. Svar inden for en måned.

Hvor data ligger

Servere og database i Tyskland (EU). Listen over underdatabehandlere (hosting, e-mail, backup, AI og betaling) står i bilag B til databehandleraftalen og på siden Sikkerhed & GDPR.

AI og EU's AI-forordning

AI-systemer, der vurderer kandidater, er højrisiko efter EU's AI-forordning; kravene gælder fra 2. december 2027. I jah.dk er AI-scoring slået fra, indtil I slår den til, hver score forklares med verificerede citater, AI'en afviser aldrig nogen, og hver beslutning registreres som truffet af et menneske. Når I slår scoring til, så fortæl kandidaterne det i jobopslag eller privatlivsoplysninger. Se AI-kandidatkortet.

Lukning af kontoen

Når en virksomhedskonto lukkes, slettes dens data efter 30 dage.