Indbakke: e-mailadresser, videresendelse og IMAP

Mange ansøgninger kommer stadig på e-mail. jah.dk giver jer adresser, der gør mails til kandidater, og kan også læse jeres eksisterende postkasse.

Jeres adresser

Adresse	Brug
your-company@jah.dk	Alt til virksomheden. Ansøgninger uden et tydeligt job havner i Uopfordrede ansøgninger.
your-company+lager@jah.dk	Ét job. Skriv den i jobopslaget, eller videresend ansøgninger til jobbet hertil.

Hvert job får sin egen adresse, når I udgiver det; I finder den på projektsiden.

Hvad der sker med en mail

1. Hver vedhæftning (PDF, Word, ODT, RTF, tekst) læses som CV eller dokument.
2. Afsenderen bliver kandidat i det rigtige projekt. Er mailen videresendt (fx en notifikation fra Jobindex), er kandidaten personen i ansøgningen, ikke jer.
3. Er personen allerede kandidat (samme e-mail, derefter samme CV-fil), lægges de nye filer på den eksisterende kandidat. Ingen dubletter.
4. Mails uden vedhæftning, der ikke ligner en ansøgning, springes over, og loggen siger hvorfor.

Indbakkens log viser hver mail, og hvad der blev af den.

Videresendelsesregler

I behøver ikke skifte mailudbyder. Lav en regel i jeres egen mail:

• Gmail: Indstillinger → Filtre → Opret et filter (fx emne indeholder "Ansøgning") → Videresend til your-company@jah.dk. Gmail sender først en bekræftelsesmail til videresendelsesadressen. Den vises i jah.dk-indbakkens log med bekræftelseslinket.
• Outlook / Microsoft 365: Indstillinger → Mail → Regler → Tilføj ny regel → Videresend til your-company@jah.dk.
• one.com, Simply og andre: brug videresendelses- eller filterindstillingen i webmailen.

Forbind jeres egen postkasse (IMAP)

Vil I beholde job@jeresfirma.dk som den adresse, kandidaterne ser? Forbind den:

1. Kontrolpanel → jeres virksomhed → Indbakke → Forbind postkasse.
2. Angiv IMAP-server, port (normalt 993), brugernavn og en app-adgangskode, og vælg mappen, der skal læses (fx INBOX eller Ansøgninger).
3. jah.dk tjekker mappen jævnligt og behandler kun nye mails. Adgangskoden gemmes krypteret og bruges ikke til andet.

Tip: lav en særskilt mappe og en regel, der flytter ansøgninger derind. Så læser jah.dk kun det, den skal.

Svar til kandidater

jah.dk skriver kun til kandidater, hvad jeres virksomhed har slået til (bekræftelser, invitationer, anmodninger om dokumenter, afslag), og i den tilstand, I har valgt: manuelt, efter jeres godkendelse eller automatisk med et fortrydelsesvindue. Se Automatisering. Kandidaternes svar havner i deres historik.